"แชทบอท" ถ้าเปลี่ยนแอดมิน หรือคนดูแล จะต้องตั้งค่าใหม่หรือไม่ ?
คำถามนี้เป็นหนึ่งในคำถามที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมากสงสัย เมื่อเริ่มสนใจระบบแชทอัตโนมัติ (Chatbot) คำตอบคือ : ไม่จำเป็นต้องมีเว็บไซต์ ก็สามารถใช้แชทบอทได้
คำตอบคือ : “ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใหม่ทั้งหมด”
ระบบแชทบอทที่ดี มักถูกออกแบบให้เป็นระบบกลาง (Centralized System)
ซึ่ง ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในระบบของแพลตฟอร์มหรือผู้ให้บริการแชทบอทโดยตรง
ไม่ผูกติดกับ “ตัวบุคคล” ที่ตั้งค่าระบบไว้ตอนเริ่มต้น
แล้วถ้าต้องเปลี่ยนแอดมินจริง ๆ ต้องทำอย่างไร ?
กรณีใช้ LINE Official Account (LINE OA) คุณสามารถเปลี่ยนหรือเพิ่มแอดมินได้อย่างยืดหยุ่น โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:
- เข้าสู่ระบบ LINE OA Manager
- ไปที่เมนู “การจัดการบัญชี” (Account Settings)
- เพิ่มแอดมินใหม่ หรือเปลี่ยนบทบาท (เช่น เจ้าของบัญชี / ผู้ดูแล / ผู้ดูแลย่อย)
- ลบแอดมินเก่าทิ้งได้เมื่อมั่นใจว่าการโอนถ่ายข้อมูลเสร็จสมบูรณ์
ระบบแชทบอทที่ตั้งค่าไว้เดิมจะยังคงทำงานอัตโนมัติต่อไป ไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนผู้ดูแล เนื่องจากการตั้งค่าแชทบอท มักผูกอยู่กับระบบหลังบ้านหรือ API ของแพลตฟอร์ม ไม่ใช่บัญชีส่วนตัวของแอดมินคนใดคนหนึ่ง
สิ่งที่ควรทำเมื่อเปลี่ยนคนดูแล
- ทำเอกสารสรุป Flow การตอบแชท / คำถามยอดนิยม / การตั้งค่าในระบบ
- ตรวจสอบว่าแอดมินใหม่มี สิทธิ์เข้าถึงระบบแชทบอท เช่น แพลตฟอร์มอย่าง Dialogflow, Manychat, Line OA หรือระบบหลังบ้านเฉพาะ
- อัปเดตแอดมินใหม่ให้เข้าใจจุดประสงค์ของบอท เช่น ใช้สำหรับตอบคำถามสินค้า หรือใช้เพื่อปิดการขาย
สรุปคือ
- เปลี่ยนแอดมินได้โดยไม่กระทบระบบแชทบอท
- ควรมีการจัดการและส่งต่อข้อมูลอย่างเป็นระบบ
- ระบบแชทอัตโนมัติควรออกแบบให้ “อยู่ได้แม้คนเปลี่ยน” เพื่อให้ธุรกิจทำงานต่อเนื่องได้
หากคุณต้องการระบบแชทบอทที่ใช้งานง่าย ดูแลสะดวก แม้ต้องเปลี่ยนทีมงาน เราพร้อมออกแบบระบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ และให้คำแนะนำในการดูแลระยะยาว